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Guía: Seguridad Social y prestaciones sociales para contratistas independientes en Colombia

introducción

Una realidad en Colombia es que los trabajadores independientes o contratistas son objeto de preocupación al no contar con un contrato laboral regular. Se asume que reciben un mayor salario y beneficios en comparación a los trabajadores dependientes.

Este juicio se debe a que hay desconocimiento sobre las condiciones reales de esta modalidad de contratación civil.

Muchos trabajadores independientes tienen preguntas respecto al tema, y probablemente desconocen las respuestas. Además, existen derechos y deberes que los protege ante la ley, y que tanto los contratistas como contratantes deben conocer.

En esta guía encontrará todo lo que necesita saber para llevar a cabo sus labores como contratista de la mejor manera.

2. ¿Cómo funciona el sistema de seguridad social colombiano si soy trabajador independiente?

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Todos los trabajadores colombianos tienen el derecho a que se les proteja con un Sistema de Seguridad Social Integral.

 

Aunque la Constitución dice que el Estado debe garantizar la entrega de seguridad social, la forma cómo un trabajador independiente cotiza es bastante diferente a la de un dependiente.

 

¿Qué sucede si es un trabajador independiente? ¿Quién garantiza que le proteja el sistema de seguridad social del país? ¿Tiene el mismo nivel de protección de alguien dependiente? ¿Cómo cotiza?

 

Si se identifica con estas interrogantes, le explicamos en profundidad cómo funciona el sistema de seguridad social colombiano y cómo aplica si es trabajador independiente.

 

¿Cómo funciona el sistema de seguridad social en Colombia?

 

Lo principal es que comprenda qué es y cómo funciona este sistema. En pocas palabras, se refiere a un conjunto de entidades públicas y privadas que cubre prestaciones de servicios básicos, la salud, riesgos de invalidez, accidentes de trabajo o fallecimiento, entre otras.

 

Si bien es un sistema que cubre a todos los empleados colombianos, la manera en la que un trabajador asalariado y uno independiente se afilian son diferentes, según explica el portal Finanzas Personales.

 

Según los datos entregados por el Ministerio de la Protección Social, el trabajador sujeto a un contrato de trabajo laboral cotiza en base al 100% de su sueldo, entregando un 12,5% a salud, 16% a la pensión y 1,04 a riesgos, Dichos aportes no salen totalmente del ingreso del empleado; un 4% lo aporta la persona mientras que el empleador cubre el monto restante.

 

Por otro lado, un independiente con contrato de trabajo conocido como contrato de prestación de servicios cumple con las mismas obligaciones pero sin un empleador que respalde sus aportes. Por eso, el trabajador independiente no cotiza sobre el 100% de su renta, sino que lo hace basado en el 40% de lo que le ingresa mensualmente.

 

Si tiene dudas sobre cómo cotizar siendo independiente, le recomendamos leer esta nota de diario Vanguardia.

 

Mientras, si el total del 40% de su ingreso como independiente no supera el salario mínimo establecido, usted no está obligado a cotizar en el sistema de Seguridad Social, ya que no cuenta con la capacidad de pago necesaria. Sin embargo, existe la opción de optar a ser beneficiario del Sisben (Sistema de Beneficiarios para Programas Sociales). Esto no impide que Ud. pueda aportar a su pensión; puede complementar su ingreso con el subsidio.

 

¿De qué se trata la última reforma a la seguridad social de Colombia?

 

Es fundamental que entienda cómo funciona el Decreto 1273 y en qué consiste esta última reforma realizada durante 2018, ya que afecta directamente cómo paga su Seguridad Social si es trabajador independiente.

 

A partir de septiembre de 2018, la normativa formaliza y reglamenta algunos aspectos correspondientes a este pago.

 

Dicha normativa establece que este pago debe ser en el mes vencido, en vez del mes anticipado, a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), teniendo en cuenta los ingresos percibidos durante el periodo de cotización, es decir, del mes anterior.

 

Esto significa que las personas pagan la salud y jubilación correspondiente una vez que termina el mes.

 

Además, los empleadores quedan facultados para retener el aporte de Seguridad Social de estos colaboradores para, posteriormente, realizar el pago de dicho sistema. Por ende, el trabajador independiente con un contrato con un empleador no tiene que hacer el trámite, sino éste último.

 

Ahora le mostramos cómo es el proceso más en detalle.  

3. ¿Cómo cotizo seguridad social como trabajador independiente en Colombia?

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Es muy posible que usted, como trabajador independiente, tengEs muy posible que usted, como trabajador independiente, tenga preguntas respecto a la Seguridad Social, tales como ¿debo realizar aportes para cada uno de mis contratos? ¿Qué hacer si quedo sin trabajo y no puedo seguir pagando los aportes? A continuación le entregamos las respuestas a las consultas más comunes sobre este asunto.

Para partir dando respuesta a estas preguntas, vamos a lo básico. 

De acuerdo al Ministerio del Trabajo, independiente “es aquella persona que no está vinculada a una empresa mediante un contrato de trabajo, sino mediante un contrato por prestación de servicios, y son remunerados bajo la figura de honorarios o comisiones, o los que trabajan por cuenta propia”.

 

Bajo este contexto, todo trabajador independiente tiene la obligación de cotizar al Sistema de Seguridad Social Integral. Cuando esto ocurre, debe hacerlo a partir del 40% de sus ganancias.

Ahora revise algunas de las preguntas frecuentes.

«Al menos el 45 % de los colombianos que cotizan seguridad social lo hace como trabajadores independientes», según cifras oficiales.

1. ¿Es obligatoria la afiliación a seguridad social para los independientes?

 

Sí. Al tratarse de un trabajador independiente, contratista con o sin un contrato por prestación de servicios, asesoría o consultoría, debe por ley realizar aportes al Sistema General de Seguridad Social mes a mes.

En particular, la afiliación al Sistema de Seguridad Social en riesgos laborales es obligatoria para los trabajadores independientes. Sin embargo, cuando éste pacta un contrato de prestación de servicios con un empleador, éste último debe aportar según el riesgo al que se exponga, de acuerdo con el Sistema General de Riesgos Profesionales.

Es preciso que tenga en cuenta que los riesgos I, II y III están bajo la responsabilidad del contratista, mientras los riesgos IV y V son compromiso del contratante.

2.¿En qué sub sistema debo cotizar?

Como independiente, puede afiliarse con alguna de las diferentes administradoras:

Y aportar de acuerdo como afiliado de acuerdo con alguno de estos sub sistemas:

  • Riesgos Laborales
  • Pensión
  • Salud
  • Caja de Compensación Familiar (opcional)

 

3. ¿Cuáles son los porcentajes de cotización para los independientes?

 

  • Salud: 12,5%
  • Pensión: 16%
  • ARL: entre 0,522% y 6,96% dependiendo de la clasificación del riesgo que tenga la actividad que desempeñas.

 

4. ¿Cuál es el mecanismo que uso como independiente para hacer aportes a mi seguridad social?

 

El mecanismo para el pago de aportes a la seguridad social para independientes es la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), definida como una ventanilla virtual que permite el pago integrado de aportes al Sistema Integral de Seguridad Social y Parafiscales.

 

5. Si como trabajador independiente tengo más de un contrato de prestación de servicios, ¿debo realizar aportes a seguridad social por cada contrato?

 

Así es. Debe realizar aportes por la cantidad de contratos que tenga.

Es decir, si por ejemplo tiene seis contratos, debe realizar la liquidación en todos. Puede hacerla en un monto total o de forma independiente por cada contrato ante el mismo operador.

Es más, la Ley 1.393 del año 2010 establece obligaciones de los contratantes sobre los contratistas con el fin de solicitar el aporte a la seguridad social por cada uno de los contratos que posea el contratista.

 

6. ¿Qué pasa si como cotizante tengo varios contratos, pero realizo el aporte a seguridad social solo por algunos de ellos?

 

Si como independiente no cotiza sobre el total de sus contratos, incurre en una evasión por omisión de aportes. En el sistema colombiano, la evasión puede ser por omisión, por inexactitud o por mora.

Las personas que incurren en estas malas prácticas por omisión de no estar afiliado, por el no pago en la fecha indicada, la inexactitud de los ingresos que debería haber aportado, por casos de mora continua o de un periodo determinado, genera una sanción monetaria, que consiste en el pago de una multa al Estado como castigo.

 

7. ¿Quién fiscaliza que realice el pago de aportes a mi seguridad social?

 

El organismo que tiene la máxima autoridad para fiscalizar e imponer sanciones es la Unidad de Gestión Parafiscales y Pensiones tanto para empleadores como para independientes.

 

8. Si cotizo como independiente, pero tengo bajos ingresos, ¿puedo aportar solamente a salud y no a pensiones?

 

Es posible que cotice solamente a salud cuando sus ingresos son iguales o inferiores al salario mínimo presente a la fecha de entrada en vigencia del Decreto 4465 de 2011 (25 de noviembre de 2011) y que estén inscritos en el Registro de Independientes de Bajos Ingresos (RIBI).

En el caso que no cuente con recursos económicos como independientes, las EPS no pueden negarse a realizar la afiliación en salud. Así quedó establecido en un fallo de la sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado que marcó el precedente.

 

9. ¿Qué pasa si olvido reportar novedad de retiro laboral en el pago de los aportes al sistema de seguridad social?

 

Si pasa más de un mes sin pagar su seguridad social porque no recibió ingresos y si no lo notificó al EPS, se le cobrarán los meses de mora, lo que puede conllevar problemas si desea reactivar su afiliación o cambiar de administradora. En este caso, siempre hay que pagar lo que se adeuda.

Para evitar esta situación, siempre es importante reportar el retiro del último mes pagado.

Esto también aplica cuando todo trabajador dependiente, por cualquier motivo, decide desvincularse de una empresa, el empleador debe coordinar no solo el pago adeudado por prestaciones sociales y salarios, sino reportar también la novedad de retiro al sistema de seguridad y así finiquitar cualquier relación laboral.

Al no informar a su EPS esta novedad y cuando busque reactivar su afiliación, se encontrará con la sorpresa de una barrera de mora que le impedirá continuar con los servicios de salud, ya sea en la misma administradora o en otra entidad.

¿Tiene más dudas? Revise el manual ABECÉ: cambios en el pago de seguridad para trabajadores independientes que confeccionó el gobierno colombiano para explicar los cambios que tuvo este procedimiento bajo la Resolución No. 3559 de 2018.

A continuación conozca las etapas principales del proceso.

    4. Cómo, cuándo y dónde pagar la seguridad social como trabajador independiente en Colombia

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    El trámite que debe efectuar un trabajador independiente para realizar sus aportes al sistema de Seguridad Social es sencillo, ya que este se hace a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), herramienta que puede ocupar para pagar por Internet.

     

    ¿Cuál es el porcentaje que debe entregar a seguridad social un trabajador independiente?

    Como ya mencionamos, al ser trabajador independiente, el aporte que hace a seguridad social se calcula sobre el 40% de su ingreso; en éste, un 12,5% es destinado a salud y un 16% a la pensión. Para saber más, consulte este informe del Ministerio de Protección Social.

     

    ¿Cuándo un trabajador independiente debe realizar el pago?

    Desde que el Decreto 1273 fue impulsado en septiembre de 2018, el pago de Seguridad Social por parte de los trabajadores independientes debe realizarse por mes vencido, en vez de mes anticipado como era antes.

    Es decir, para pagar, usted debe considerar los ingresos percibidos durante el periodo de cotización, es decir, del mes anterior.

    Si quiere saber más sobre el Decreto 1273, le recomendamos leer este blog que explica el funcionamiento del sistema de seguridad social colombiano para los independientes.

     

    ¿Cómo hacer el pago a través de PILA?

    Como cotizante independiente, debe inscribirse en cualquiera de los operadores de información autorizados, ocasión en la que se le solicitarán algunos datos básicos para realizar el registro inicial.

    Estos son los operadores disponibles para realizar el pago mediante PILA:

    -ACH SOI

    -Asopagos S.A

    -Banco Agrario

    -Compensar

    -Coomeva

    -Arus

    -Fedecajas

    -Mi planilla

    -Aportes en línea

    -Pago Simple

     

    ¡Bonus!

    Recuerde que si usted trabaja de manera independiente, los aportes que debe realizar a PILA sólo corresponden a salud y pensión. El pago de riesgos laborales (ARL) también es obligatorio para los independientes cuando hay un contrato e por medio. Cuando Ud. pacta un acuerdo de prestación de servicios con un empleador, éste último debe aportar según el riesgo al que se exponga, de acuerdo con el Sistema General de Riesgos Profesionales.

    5. Los derechos y deberes que todos los contratistas y contratantes en Colombia deben conocer

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    En este punto es importante aclarar algunos  temas. Comenzando por el hecho de que la regulación laboral colombiana considera los contratos de prestación de servicios de independientes como contratos civiles. Como tales, no están sujetos a la legislación de trabajo y no son considerados contratos de vínculo laboral.

    Más específicamente, un contrato civil de prestación de servicios se caracteriza por la autonomía del contratista, quien trabaja por cuenta propia y sin recibir órdenes o instrucciones del contratante, explica el investigador del Observatorio Laboral de la Universidad del Rosario, Iván Daniel Jaramillo, según consigna el diario El Espectador en este manual.

    “Un contrato civil de prestación de servicios se caracteriza por la autonomía del contratista que realiza las labores por cuenta propia y sin recibir órdenes o instrucciones del contratante. De lo contrario, ya estaríamos hablando de un trabajador dependiente con todos los derechos laborales.” Iván Daniel Jaramillo, investigador del Observatorio Laboral de la Universidad del Rosario.

    Revisamos a continuación las principales características de este tipo de contratos:

    1. Los contratistas no están sujetos a la legislación de trabajo

    Sus contratos no se consideran de vínculo laboral al no existir subordinación entre el empleado y el empleador.

    “Se estima que ya son más de 10 millones de colombianos vinculados a una contratación por prestación de servicios” Central Unitaria de Trabajadores – CUT

    Por lo tanto, no hay diversas obligaciones legales y laborales tanto para el contratista como para el contratante. También, bajo esta modalidad de contrato por prestación de servicios, los contratistas no cuentan con un período de prueba ni adquieren los mismos beneficios de los dependientes con contrato regular.

    2. No goza de vacaciones ni otros beneficios

    En este caso, el contratista está exento del gozo de prestaciones sociales, tales como vacaciones remuneradas, prima, cesantías, licencias remuneradas ni horas extra.

    Además, son los propios contratistas quienes deben asumir los aportes a Seguridad Social (pensión, salud y riesgos profesionales). Además, si el independiente se enferma, la empresa no pagará los trámites médicos, ya que esto lo cubre la EPS y es el contratista quien financia este ítem.

    3. Debe cotizar Seguridad Social de forma obligatoria

    Además, el autónomo también debe acreditar su registro como trabajador independiente en la o las actividades por las cuales está contratado.

    4. El independiente debe cumplir con su propósito y en el plazo pactado

    El trabajador en este caso debe pactar con la empresa o persona que lo contrata sólo la labor determinada, más la fecha de entrega y honorarios por dicho cumplimiento. Así, el no está sujeto a cumplir con los requisitos de un contrato de trabajo laboral regular que contiene elementos tales como la subordinación, la remuneración y la actividad personal del trabajador dependiente.

    En consecuencia, el contratista maneja sus tiempos según lo estime conveniente, de acuerdo con sus propios criterios, fuentes e insumos de trabajo mientras cumpla con lo pactado en el contrato.

    5. Rechazo a peticiones adicionales al contrato

    En caso de que el contratista reciba peticiones o sugerencias extra para hacer de forma obligatoria u omitir alguna actividad para cumplir su contrato, deberá acudir a la empresa contratante para adoptar las medidas necesarias.

    En caso de que el contratante no colabore, el contratista está en todo su derecho de acudir al Ministerio de Trabajo para encontrar una solución.

    6. ¿Es mejor tener un contrato de trabajo o uno de prestación de servicios si soy trabajador independiente?

    contrato de trabajo o uno de prestacion de servicios

     

    La legislación colombiana ofrece diversas alternativas para regular una relación laboral. Todo depende de que lo empleador necesite y el trabajador ofrezca. ¿Cuál es la mejor opción de contrato para un trabajador independiente? En el siguiente blog damos respuesta a éstas y otras preguntas.

    Cada vez que una persona desempeña un trabajo para una empresa o empleador, se debe definir un vínculo entre ambas partes. Esto queda estipulado en el contrato laboral. El tipo de figura jurídica que se adopte depende de factores como la duración, el formato, la periodicidad, entre otros.

    Dos de las formas de vinculación que ofrece el ámbito laboral colombiano son el contrato laboral tradicional y el contrato por prestación de servicios. Ambos son modelos de contratación legales y tienen la misma validez.

    Como explicamos anteriormente, mientras que el contrato laboral está regulado por el Código Sustantivo del Trabajo, el contrato por prestación de servicios es por el Código Civil. ¿Qué otras diferencias tienen? ¿Cuál es la mejor opción para usted como independiente? A continuación profundizamos en los pros y contras de cada uno. 

    El contrato por prestación de servicios

    Para aquellos trabajadores que privilegian la independencia laboral, el contrato por prestación puede ser una excelente alternativa.

    Una de las principales características de esta figura laboral es que se realizan tareas puntuales y cumplen horarios diferentes. De esta forma, aunque tengan objetivos y entregas, los trabajadores independientes bajo este contrato poseen autonomía en el manejo de su tiempo y en la planificación de su trabajo.

    Por lo tanto, la persona puede tener distintos “clientes” al mismo tiempo, entendiéndose a estos como las personas o entidades a las que presta un servicio.

    Para el empleado, algunos aspectos positivos son no tener que cumplir horarios, contar con la posibilidad de buscar mejores ingresos al ampliar la lista de clientes, no tener que estar presente en un espacio determinado, etc.

    Desde la perspectiva del empleador, este modelo abre la posibilidad de contratar a un especialista para tareas específicas. Es decir, la compañía puede acudir a la ayuda de una persona entendida en el tema por el período que sea estrictamente necesario.

    Sin embargo, el contrato por prestación también cuenta con desventajas desde algunas perspectivas. Como por ejemplo, el pago de la seguridad social (ítem analizado anteriormente). 

    Asimismo, el trabajador independiente debe ser muy ordenado con su presupuesto, ya que éste puede variar mes a mes. Lo mismo deberá hacer con sus días de descanso. En este caso, sus vacaciones no son pagadas, así que es responsabilidad del trabajador definir cuándo tenerlas o cómo cubrir aquellos días en que no percibirá ingresos.

    Por último, si el independiente se enferma, la empresa no se hace cargo de su incapacidad, sino que es su sistema de salud el que paga. Lo mismo ocurre con las licencias de maternidad o paternidad.

    El contrato laboral

    En el caso del contrato laboral, el empleado tiene mayor estabilidad económica y sentido de pertenencia con la empresa para la que trabaja. Esto le permite proyectarse a un mediano plazo tanto dentro como fuera de una compañía. Asimismo, puede hacer uso de los beneficios de la empresa.

    En este tipo de contrato, es el empleador el que asume gran parte del aporte en salud y pensión; 8,5% y 12% respectivamente. Sólo lo que resta se descuenta directamente del sueldo del trabajador.

    Otro punto importante es que el contrato laboral protege al trabajador con las indemnizaciones en virtud de la finalización del vínculo. Y si se trata de prestaciones sociales, como el seguro de cesantía, éstas sólo emanan de un contrato de trabajo, no de un contrato de prestación de servicios.

    Finalmente, un contrato laboral otorga 15 días libres y pagados de vacaciones por cada año trabajado.

    Como ya le comentamos, desde que la reforma laboral entró en vigencia en septiembre de 2018, los independientes son quienes deben hacerse cargo del aporte de su Seguridad Social, tenga o no un contrato de prestación de servicios. A continuación le explicamos cómo se traducen estos cambios en la práctica.

    7. Estos son los principales cambios hechos al pago de Seguridad Social de trabajadores independientes

    cambios decreto 1273 contrato prestacion de servicios

     

    La vida del trabajador independiente tiene ventajas como la autonomía, pero también conlleva responsabilidades importantes.

    Además de lidiar con ingresos variables y la búsqueda constante de nuevas oportunidades laborales, quienes tenían contrato por prestación de servicios debían hacerse cargo de aspectos financieros como el pago de prestaciones y cotizaciones sociales por su cuenta.

    Como ya relatamos en el blog “Cómo funciona el sistema de seguridad social colombiano si soy trabajador independiente”, el Decreto 1273 formalizó y reglamentó ciertos aspectos del pago de Seguridad Social de los trabajadores independientes.

    En la práctica, este pago debe realizarse en el mes vencido, y no en el mes anticipado, y que el empleador debe hacer el trámite y, no el trabajador independiente. 

    Asimismo, de ahora en adelante si el independiente tiene un contrato con un contratante, este último retiene el monto que se destinará al Sistema de Seguridad Social del trabajador. Cabe recalcar que para el empleador, esto no es una opción, sino una obligación.

    Desde la reforma, este trámite se realizará de manera electrónica mediante la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes P.I.L.A (como pudo ver más adelante). En cualquiera de ellos se puede validar, liquidar y pagar de manera virtual con las entidades financieras.

    El proceso en línea se puede hacer fácilmente a través de la página web www.soi.com.co. Esta modalidad, además de ahorrar tiempo, es más segura ya que evita el pago en efectivo.

    Si necesita revisar el paso a paso, consulte el siguiente manual elaborado por el portal HSB Noticias.

    Por otro lado, los contratistas también están obligados a pagar la afiliación a una administradora de riesgos laborales (ARL), dependiendo el riesgo del trabajo que desarrollan. Este mecanismo protege al contratante de asumir los gastos que puede generar el accidente laboral mientras desempeña su servicio.

    Otro punto analizado anteriormente es que esta reforma impuso que la base sobre la cual cotiza el contratante debe ser en base al 40% del ingreso mensual, sin incluir el valor total del IVA.

    Además, la retención que hace el empleador del monto para pago de Seguridad Social de su trabajado independiente es por la cantidad de días que correspondan por inicio o terminación del contrato en el caso de que éste supere un mes.

    8. Conclusión

    En esta guía está toda la información relacionada sobre las responsabilidades de los contratistas y empleadores, de acuerdo a la legislación actual. Acá le contamos todo lo relacionado si es que usted es un trabajador independiente.


    La mayoría de estas dudas provienen ya que existe un desconocimiento sobre las condiciones reales de la modalidad de contratación civil.

    Es importante que tenga en cuenta sus deberes y derechos de acuerdo a la ley actual, tanto si es contratista o contratante. Recuerde que si trabaja de manera independiente, los aportes a PILA corresponderán a la salud y pensión.